La organización de una comunidad de montes

La organización de una comunidad de montes

Una vez clasificado un monte como vecinal en mano común, se constituirá una junta provisional elegida por los vecinos. A partir de ese momento se deberá aplicar un procedimiento que ha de finalizar con la formalización de la comunidad a todos los efectos. Dicho procedimiento consta, de forma abreviada, de los siguientes pasos:

1. Constitución de una Junta Provisional;
2. Elaboración de la lista provisional de comuneros;
3. Redacción del proyecto de estatutos;
4. Convocatoria de la primera reunión de la Asamblea General;
5. Presentación de documentación al Registro General de Montes Vecinales en Mano Común.

En el plazo de 1 año se deberán aprobar los estatutos y nombrar la Junta Rectora, que sustituirá a la Junta Provisional.

Reinicio de la actividad de una comunidad vecinal en caso de extinción o desaparición

Como consecuencia de la falta de relevo al frente una comunidad de montes, podría extinguirse o desaparecer. Esta situación está contemplada en la propia legislación, pudiendo ser necesario realizar una gestión cautelar por parte de la Administración forestal. Incluso llegados a que tenga que darse esa gestión cautelar, siempre existirá la posibilidad de que lo los vecinos recuperen la gestión del monte mediante la constitución de una nueva Junta Provisional que pueda solicitar nuevamente la gestión del monte vecinal. Para el reinicio de la actividad de una comunidad de vecinal que hubiera sido extinguida o desaparecida en el pasado deberán cumplirse los siguientes requisitos:

1. Deberá acreditarse la existencia de una comunidad vecinal formada por comuneros de pleno derecho que deben elegir una Junta provisional de conformidad con lo dispuesto en la Ley;
2. Esa junta provisional debe comprometerse ante notario a asumir el estado contable del monte y el instrumento de ordenación;
3. Se deberá presentar una solicitud por parte de la Junta Provisional para que revierta la gestión del monte vecinal a los vecinos;

Libros reglamentarios

Los libros que necesariamente debe llevar una cmunidad son tres:

1. Libro de registro de comuneros
2. Libro de actas de las asambleas
3. Libro de cuentas

Archivo de documentos

Debido a los numerosos trámites administrativos y de otra índole tipo que deben llevar a cabo las comunidades de montes vecinales en mano común, es de vital importancia contar con todos los documentos necesarios para su realización.

Además, todos estos documentos deben estar convenientemente archivados para su fácil localización cuando lo requiera cualquier circunstancia.

Documentos relacionados con la propiedad del monte

• Resolución de clasificación del monte vecinal en mano común, que es como el título de propiedad del monte vecinal y que es emitido por el Jurado Provincial de Clasificación de Montes Vecinales.
• Departamento del monte vecinal en mano común donde se representen claramente los límites del monte (mejor si está deslindado), complementa la resolución de clasificación.
• Carpeta-ficha y el esbozo, aunque no sirven para acreditar la propiedad por sí solos, es necesario disponer de copia de los dos documentos aportados por el Jurado Provincial de Clasificación de Montes Vecinales.
• Contratos de consorcios o convenios Firmados con la Administración forestal, si los hubiere, estos documentos, junto con los planos correspondientes. Si no los tiene, puede acceder a una copia en el Servicio de Montes.
• Copias certificadas de documentos históricos relacionados con el monte, sería interesante tenerlos. Se conservarán en los archivos históricos de las distintas entidades públicas y privadas que los gestionen. Pueden servir en el futuro frente a posibles reclamaciones de propiedad por parte de terceros.

Documentos relacionados con la organización y administración

• Estatutos, documento imprescindible, que deberá redactarse de conformidad con lo dispuesto en la Ley 13/1989, sobre montes vecinales de titularidad común, y su reglamento. Deberán estar inscritos en el Registro General de Montes Vecinales en Mano Común, y deberán estar sellados o contar con el oficio de remisión o inscripción.
• Libro de registro de comuneros, que debería diligenciarse con carácter previo. Junto con este libro se debe contar con el justificante de haber enviado las relaciones de comuneros actualizadas al Registro General de Montes Vecinales en Mano Común ya que es una obligación anual para la comunidad.
• Libro de actas en el cual, tras ser diligenciado, debe constar todo lo tratado en las reuniones de la Asamblea General de la comunidad.
• Póliza de seguro de responsabilidad civil, junto con una copia de sus coberturas. Estas coberturas deben ser lo más amplias posibles y ajustadas a la actividad que desarrolla la comunidad de montes. El aumento de posibles responsabilidades durante el desarrollo de la gestión de un monte vecinal hace que sea cada vez más necesario contar con este tipo de seguros.
• Subvenciones recibidas y trámites ante la administración pública, es importante conservar toda la documentación posible por si hubiera futuras inspecciones o controles.
• Documentación laboral de trabajadores propios si los tiene (contratos, nóminas, TC2...). El TC2 deberá estar siempre presente en el lugar de trabajo de la plantilla contratada, debidamente actualizado mes a mes. Además, se debe disponer de la documentación correspondiente al servicio de prevención a terceros y, de nuevo, es importante disponer de un seguro de responsabilidad civil acorde al trabajo que se realice.

Documentos a presentar relacionados con la gestión del monte

• Instrumento de ordenación cada comunidad debe contar con uno que debe servir como guía principal para lograr un adecuado manejo del monte.
• Planes anuales de aprovechamientos y mejoras..
• Solicitudes y resoluciones de permisos y licencias (cortas, repoblación, trabajos silvícolas, construcción, obras diversas...), el pasaporte fitosanitario y el certificado de toda la planta utilizada en la repoblación, así como contratos de compraventa de madera, por ejemplo.

Documentos relacionados con obligaciones fiscales y contables

• Número de identificación fiscal (CIF). En caso de no disponer del mismo deberá solicitar copia a la Delegación o Administración que le corresponda de la Agencia Tributaria.
• Libros de contabilidad que deben configurarse cada año siguiendo los criterios establecidos en el Plan General de Contabilidad y el Código de Comercio. Estos libros contables los realiza la persona o entidad encargada de llevar la contabilidad de la comunidad de montes y deben inscribirse cada año en el Registro Mercantil. Las declaraciones censales presentadas por una comunidad de montes deben conservarse indefinidamente o, como mínimo, hasta que se presente uno posterior que revoque lo solicitado en esa declaración.
• Autoliquidaciones y declaraciones presentados en relación con el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la comunidad. Entre ellas se pueden destacar las autoliquidaciones relacionadas con el IVA, el Impuesto sobre Sociedades o la declaración de relaciones con terceros.

Existe la obligación de conservar toda la documentación relativa a las obligaciones fiscales de una comunidad forestal durante un plazo de 4 años a partir del último día de presentación voluntaria de la correspondiente autoliquidación (IVA, Impuesto de Sociedades, etc.).

Documentos relacionados con actos de disposición

• Copias de todas as concesiones administrativas que existen en la superficie del monte vecinal (ocupaciones, servidumbres, consorcios, convenios, etc.), aunque no se hayan realizado con intervención de la comunidad porque se hicieron antes de la clasificación del monte.
• Copia de todos los contratos formalizados en escritura pública en relación con los actos de disposición que fuesen suscritas por la comunidad, así como los comprobantes de haberlos remitido al Registro General de Montes Vecinales en Mano Común.