A organización dunha comunidade de montes

A organización dunha comunidade de montes

Unha vez que un monte queda clasificado como veciñal en man común, constituirase unha Xunta provisional escollida polos veciños. A partir dese momento, debe aplicarse un procedemento que ten que rematar coa formalización da comunidade a todos os efectos. Ese procedemento conta, de forma abreviada, cos seguintes pasos:

1. Constitución dunha Xunta Provisional;
2. Elaboración da lista provisional de comuneiros;
3. Redacción do proxecto de estatutos;
4. Convocatoria da primeira xuntanza da Asemblea Xeral;
5. Remisión da documentación ao Rexistro Xeral de Montes Veciñais en Man Común.

No prazo de 1 ano deberán aprobarse os estatutos e nomearse a Xunta Reitora, que substituirá á Xunta Provisional.

Reinicio da actividade dunha comunidade veciñal en caso de extinguirse ou desaparecer

A consecuencia da falta de relevo á fronte dunha comunidade de montes, esta podería chegar a extinguirse ou desaparecer. Esta situación está contemplada na propia lexislación, podendo ser necesario levar a cabo unha xestión cautelar por parte da Administración forestal. Incluso chegados a que teña que darse esa xestión cautelar, sempre existirá a posibilidade de que os veciños recuperen a xestión do monte mediante a constitución dunha nova Xunta Provisional que poida solicitar de novo a xestión do monte veciñal. Para o reinicio da actividade dunha comunidade veciñal que se extinguira ou desaparecera no pasado, deberán cumprirse os seguintes requisitos:

1. Debe acreditarse a existencia dunha comunidade veciñal formada por comuneiros de pleno dereito que deben elixir unha Xunta provisional acorde co establecido na Lei;
2. Esa xunta provisional debe comprometerse ante notario a asumir o estado contable do monte e o instrumento de ordenación vixente;
3. Debe presentarse unha solicitude por parte da Xunta provisional para que reverta a xestión do monte veciñal aos veciños;

Libros regulamentarios

Os libros que necesariamente debe levar unha comunidade son tres:

1. Libro rexistro de comuneiros
2. Libro de actas das asembleas
3. Libro de contas

Arquivo de documentos

Debido aos numerosos trámites administrativos e doutra índole que deben levar a cabo as comunidades de montes veciñais en man común, resulta de vital importancia contar con todos os documentos precisos para a súa realización.

Ademais, todos estes documentos deben estar convenientemente arquivados para a súa doada localización cando sexan requiridos por calquera circunstancia.

Documentos relacionados coa propiedade do monte

• Resolución de clasificación do monte veciñal en man común, que ven sendo como o título de propiedade do monte veciñal e que é emitido polo Xurado Provincial de Clasificación de Montes Veciñais.
• Plano do monte veciñal en man común onde se representen con claridade os límites do monte (mellor se é deslindado), complementa á resolución de clasificación.
• Carpeta-ficha e o esbozo, inda que non serven por si mesmos para acreditar a propiedade, débese contar con copias dos dous documentos facilitada polo Xurado Provincial de Clasificación de Montes Veciñais.
• Contratos de consorcios ou convenios asinados coa Administración forestal, no caso de habelos, estes documentos, xunto cos planos que correspondan. De non contar con eles, poderíase acceder a unha copia no Servizo de Montes.
• Copias certificadas de documentos históricos relacionados co monte, sería interesante contar con elas. Estarán gardados nos arquivos históricos das diferentes entidades públicas e privadas que os xestionan. Poden servir no futuro ante posibles reclamacións da propiedade por terceiros.

Documentos relacionados coa organización e administración

• Estatutos, documento esencial, que deberán estar redactados de acordo co establecido na Lei 13/1989, de montes veciñais en man común, e no seu regulamento. Deben estar rexistrados polo Rexistro Xeral de Montes Veciñais en Man Común, debendo estar selados ou contar co oficio de remisión ou certificado de rexistro.
• Libro rexistro de comuneiros, que debería dilixenciarse con carácter previo. Xunto con este libro, débese contar co comprobante de ter remitido as relacións de comuneiros actualizadas ao Rexistro Xeral de Montes Veciñais en Man Común xa que é unha obriga de carácter anual para a comunidade.
• Libro de actas no que, tras ser dilixenciado, debe constar todo o tratado nas xuntanzas da Asemblea Xeral da comunidade.
• Póliza de seguro de responsabilidade civil, xunto cunha copia das súas coberturas. Estas coberturas deben ser o máis amplas posibles e axustadas á actividade desenvolta pola comunidade de montes. O aumento das posibles responsabilidades durante o desenvolvemento da xestión dun monte veciñal fai que cada vez sexa máis necesario contar cun seguro deste tipo.
• Subsidies recibidas e trámites coas administración públicas, interesa gardar toda a documentación posible por se houbese inspeccións ou comprobacións futuras.
• Documentación laboral dos traballadores propios no caso de telos (contratos, nóminas, TC2…). Os TC2 deberán estar sempre presentes no posto de traballo do persoal laboral contratado, debidamente actualizados mes a mes. Ademais, debe contarse coa documentación correspondente ao servizo de prevención alleo e, de novo, interesa contar cun seguro de responsabilidade civil acorde aos traballos que se leven a cabo.

Documentos a arquivar relacionados coa xestión do monte

• Instrumento de ordenación toda comunidade debe contar con un que debe servir como guía principal de cara a lograr unha ordenación adecuada do monte.
• Plans anuais de aproveitamentos e melloras.
• Solicitudes e resolucións de permisos e licenzas (cortas, repoboacións, traballos silvícolas, construcións, obras diversas…), o pasaporte fitosanitario e o certificado de toda a planta utilizada nas repoboacións, así como os contratos de compravenda de madeira, por exemplo.

Documentos relacionados coas obrigas fiscais e contables

• Número de identificación fiscal (CIF). Se non se conta con el, debería solicitarse unha copia na Delegación ou Administración que lle corresponda da Axencia Tributaria.
• Libros de contabilidade que deben configurarse cada ano seguindo os criterios establecidos no Plan Xeral de Contabilidade e no Código de Comercio. Estes libros contables son feitos pola persoa ou entidade que se encargue de levar as contas da comunidade de montes e deberían ser rexistrados todos os anos no Rexistro Mercantil. As declaracións censuais que presente unha comunidade de montes deben ser gardadas con carácter indefinido ou, cando menos, ata que se presente unha posterior que revogue o solicitado nesa declaración.
• Autoliquidacións e declaracións presentadas en relación co cumprimento das obrigas fiscais da comunidade. Entre elas pódense destacar as autoliquidacións relacionadas co IVE, co imposto sobre sociedades, ou a declaración de relacións con terceiros.

Existe a obriga de gardar toda a documentación relacionada coas obrigas fiscais dunha comunidade de montes durante un período de 4 anos a contar dende o día último de presentación voluntaria da autoliquidación que corresponda (IVE, imposto sobre sociedades…).

Documentos relacionados cos actos de disposición

• Copias de todas as concesións administrativas que existan na superficie do monte veciñal (ocupacións, servidumes, consorcios, convenios, etc.), aínda que non fosen realizados coa intervención da comunidade por facerse antes da clasificación do monte.
• Copia de todos os contratos formalizados en escritura pública en relación cos actos de disposición que fosen subscritos pola comunidade, así como os comprobantes de telos remitidos ao Rexistro Xeral de Montes Veciñais en Man Común.